Nieuwe werkwijzen en nieuw beleid

Samen Digitaal Slimmer

ZorgSaam gelooft in digitale ontwikkeling. Nu en in de toekomst slimmer werken met minder e-mails en minder fysieke vergaderingen. Daartoe zijn in 2021 de programma’s van Microsoft 365 uitgerold. Met Outlook, OneDrive en Teams wordt samengewerkt, gecommuniceerd en online vergaderd en blijft tijd over voor wat echt belangrijk is: zorg verlenen.

Een voorbeeld van de thuiszorgmedewerkers van wijkteam Sluis. Zij vergaderen één keer per maand en zeker tijdens de coronapandemie gebeurt dat via Teams. Hoewel de medewerkers dit niet hadden verwacht, ervaren ze het als een succes. “Via Teams luistert iedereen gewoon naar elkaar en als je wat wilt zeggen, dan kun je het handje opsteken. Dat werkt heel goed. Het is natuurlijk wel jammer dat we elkaar maar zo weinig fysiek kunnen ontmoeten, maar nu we onze draai met Teams hebben gevonden, is dit een goede oplossing.”

KOMPAS 2025

De juiste zorg, op het juiste moment, door de juiste zorgverlener, op een voor de zorgverlener zo goed mogelijke wijze, met zo min mogelijk verspilling. Met de juiste prioritering is capaciteitsmanagement in het ziekenhuis succesvol. Dit is niet van vandaag op morgen ingeregeld - vandaar KOMPAS 2025 als naam van het project - maar in 2021 zijn goede stappen gezet. De focus ligt op een goede afstemming tussen de vraag naar zorg (de patiënt) en het aanbod van capaciteit (zoals personele inzet, bedden, OK-tijd, polikliniektijd, radiologietijd) en dat door de gehele ziekenhuisketen en straks daarbuiten. Een goede afstemming is niet gemakkelijk te realiseren, want het aantal patiënten dat aanwezig is, is nu nog erg variabel. Dit resulteert in de ervaring van ‘hollen en stilstaan’. Als dit te veel gebeurt, leidt dit tot een te hoge werkdruk én stress. Om dat tegen te gaan, wordt op basis van de beschikbare data sturing ingericht en worden tijdig maatregelen genomen. Hoe meer data, hoe beter de mogelijke bijsturing. In 2021 is extra data verzameling mogelijk gemaakt door ziekenhuismedewerkers aan het einde van hun dienst aan te laten geven hoe ze de werkdruk hebben ervaren. Dit gebeurt heel eenvoudig met een (anoniem) systeem door middel van smileys. Een groene smiley is lage werkdruk, een rode smiley is hoge werkdruk.

OGSM

Jaarplannen en meerjarenplannen worden vanaf 2021 volgens OGSM-indeling opgesteld. Dat staat voor Doelstelling, Doelen, Strategieën en Meetbaarheid (Objectives, Goals, Strategies en Measures). Veel bekende bedrijven (KPN, Honda, Mars) en publieke organisaties werken ermee, ZorgSaam nu ook. Dat maakt het voor elk team binnen de organisatie mogelijk om snel inzicht te krijgen hoe er naar een einddoel gewerkt gaat worden. En om welke einddoelen het gaat en welke niet. De OGSM- methode maakt doelen meer meetbaar. Alleen zo kun kan na een jaar worden bezien of door de bijbehorende aanpak voldoende resultaat is behaald (en of er bijstelling van die aanpak nodig is). Iedereen werkt eraan mee. OGSM is niet iets wat op managementniveau blijft hangen. Elk team, elke collega die een rol heeft in zo’n aanpak om een doel te halen, wordt uitgedaagd bepaalde inspanningen te doen, vorderingen te boeken.

Thuiswerkbeleid

De coronapandemie heeft thuiswerken wereldwijd in een stroomversnelling gebracht. Thuiswerken in de zorg is uiteraard beperkt tot medewerkers die dat vanwege de aard van hun werk ook kunnen. Voor die relatief kleine groep heeft het wel voordelen. Zo bespaart het bijvoorbeeld reistijd en kan het zorgen voor een betere balans tussen werk en privé. De verwachting is dat we niet meer fulltime terug naar kantoor gaan. De werkweek van de toekomst zal zich juist op verschillende locaties afspelen, die veel beter passen bij de individuele behoeften van werknemers. ZorgSaam bereidt zich hierop voor. Na een intensief traject met de medezeggenschap is thuiswerkbeleid, met bijbehorende regeling en thuiswerkovereenkomst, vastgesteld. Hoewel de coronacrisis aanleiding was voor het beleid, is nadrukkelijk op de toekomst gericht.

CZO Flex Level

Ook ZorgSaam is aan de slag gegaan met CZO Flex Level. Doel is een duurzame verbetering van het opleidingsaanbod voor gespecialiseerde verpleegkundigen en medisch ondersteunend personeel dat beter aansluit bij de behoeften in de zorgsector. Opleidingen en leerroutes worden gebaseerd op zogenaamde EPA’s, Entrustable Professional Activities of in het Nederlands, Toevertrouwde Professionele Activiteiten. EPA’s geven aan in welke beroepstaken een student bekwaam moet worden en welke kennis, vaardigheden, houding en gedrag daarvoor nodig zijn. Het idee van EPA- onderwijs is dat een begeleider een student een professionele activiteit pas toevertrouwt om zelfstandig uit te voeren als de student heeft laten zien daarin voldoende competent te zijn. Werken met EPA’s maakt zorgpersoneel flexibel inzetbaar, want het maakt inzichtelijk welke medewerkers voor welke zorg zelfstandig of ondersteunend inzetbaar zijn. Wanneer een professional zichzelf wil ontwikkelen, verbreden of overstappen naar een nieuwe functie moest in het verleden een complete opleiding opnieuw worden gevolgd. Met EPA’s is dat niet langer noodzakelijk.

Nieuw verzuimbeleid

Binnen ZorgSaam is er continu aandacht voor inzetbaarheid, vitaliteit en balans tussen (werk)belasting en belastbaarheid. Dit is nog belangrijker geworden door de ervaring met corona en de werkbelasting. Voor hen die door ziekte of een aandoening het werk helaas niet meer kunnen uitvoeren, zijn er goede, duidelijke afspraken zodat men weet waar men aan toe is en waar er ondersteuning mogelijk is. Het nieuwe verzuimbeleid is in 2021 ingevoerd.

Gedragscode

In 2021 is de nieuwe gedragscode van ZorgSaam ingevoerd. De gedragscode maakt alle medewerkers en vrijwilligers van ZorgSaam duidelijk hoe de omgangsvormen zijn en wat er wel en niet kan. Dit thema moet en wordt bewust geagendeerd in diverse overleggen, want het hebben van een vastgestelde gedragscode is slechts een voorwaarde. Niet lang na invoering gaf landelijke actualiteit aan dat goede omgangsvormen niet vanzelfsprekend zijn.